Skenovanie a indexovanie dokumentácie

Funkčná špecifikácia

Poskytovanie služieb skenovania a indexovania dokumentov, vrátane prepravy dokumentácie na/z digitalizačného pracoviska v zmysle technickej špecifikácie: 1.1. Preprava dokumentácie na/z digitalizačné/ho pracovisko/a, vrátane poistenia dokumentácie počas doby spracovania až po vrátenie, 1.2. Spracovanie dokumentov – analýza a návrh spôsobu spracovania dokumentov a vypracovanie metodológie indexovania dokumentov, 1.3. Skenovanie dokumentov v zabezpečenom skenovacom centre, 1.4. Indexácia dokumentov, 1.5. Kompletizácia dokumentov po skenovaní, 1.6. Výstup zdigitalizovaných dokumentov.

Technická špecifikácia textová

Technické vlastnosti: 1. VSTUPNÉ DOKUMENTY1.1. Dokumenty pre digitalizáciu sú bežné spisy dlžníkov k pohľadávkam (dlžnícke spisy alebo spisy), ktoré sú usporiadané chronologicky v prevažnej miere neviazané, resp. jednoducho spinkované alebo sponkované formátu A4 (cca 90%), ktorých spracovanie môže byť v prevažnej miere vysokorýchlostnými skenermi s podávačom, avšak v zložkách je možné nájsť aj viazané dokumenty (notársky overené, menšieho formátu na prieklepovom papieri – cca 10%), ktoré bude potrebné skenovať na plochom lôžku a iné., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 1.2. Preprava dokumentov, 1.2.1. Preprava dokumentácie na/z digitalizačného pracoviska vlastným vozidlom dodávateľa,1.2.2. Prepravovanie dokumentov v uzamykateľných prepravných boxoch,, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 1.2.4. Dokumenty na spracovanie budú pripravené v krabiciach na 1. poschodí administratívnej budovy objednávateľa. Spisy budú uložené do krabíc, ktoré budú označené unikátnym poradovým číslom. Objednávateľ dodá evidenčný súbor odovzdaných dokumentov na skenovanie na prenosnom nosiči dát, alebo zašle cez bezpečné pripojenie. Jednotlivé spisy sú uložené v krabiciach s rozmermi: výška 250 mm, šírka 220 mm, hĺbka 300 mm. Krabice sú bez vrchného krytu, jednotlivé spisy sú uložené v dvojhárkoch na výšku. V 1 krabici je cca 300-400 spisov., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 1.3. Odovzdanie/prevzatie naskenovanej dokumentácie. Spisy sa po spracovaní (naskenovaní) odovzdajú do vyhradených priestorov na 1. poschodí administratívnej budovy, kde budú protokolárne prevzaté. , Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 2. PROCES SPRACOVANIA, 2.1. Príprava dokumentov pred skenovaním bude obsahovať min. nasledovné činnosti: 2.1.1. Vybalenie a kontrolu obsahu dodávky dokumentov, 2.1.2. Vybratie z krabíc, obalov, dvojhárkov a pod., 2.1.3. Odstránenie spiniek, 2.1.4. Podlepenie natrhnutých častí strán a vyrovnanie pokrčených strán, 2.1.5. Triedenie a označenie dokumentov, 2.1.6. Opätovné zospinkovanie a vloženie spisov do obalov dodávateľa., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 2.2. Skenovanie dokumentov, Dokumenty požadujeme spracovať v zabezpečenom skenovacom centre. Digitálne dokumenty budú uložené na ftp serveri so zabezpečeným prístupom (prístup: meno a heslo). Digitalizácia bude vykonávaná skenermi s automatickým podávačom, plochým lôžkom a v prípade potreby aj veľkoplošnými skenermi (formát A3)., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: Dokumenty budú počas skenovania vyrovnané a orezané, pri nesprávnom otočení je potrebné dokumenty otočiť do správneho smeru, odstrániť prázdne strany. V prípade zníženej kvality skenovaného dokumentu zabezpečiť vylepšenie kvality skenovania. , Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: Dokumenty je potrebné označiť čiarovým kódom pre jednoznačnú identifikáciu dokumentu. Skenovanie je potrebné realizovať tak, že dokumenty skenované cez automatický podávač budú pomenovávané v zmysle dodanej konvencie pomenovávania dokumentov a zviazané dokumenty budú pomenované podľa názvu daného dokumentu. /napr. Spis dlžníka: Ján Ferko, pohľadávka 88877777, #Dokumentácia# – #Skupina pôvodu pohľadávky# – #BANKY (kód banky)#. Požadované je skenovanie čiernobiele., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 2.3. Indexácia. Podklady pre základné indexy budú zaslané v elektronickom súbore. Základné indexy sú IČO/RČ dlžníka, meno priezvisko dlžníka resp. názov spoločnosti, číslo pohľadávky, ktoré bude slúžiť ako jednoznačný identifikátor pre generovanie čiarového kódu. Dokumenty požadujeme uložiť vo formáte PDF alebo multi TIF. Pridanie ďalších indexov je možné po vzájomnej dohode zmluvných strán., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 2.4. Kompletizácia dokumentov po skenovaní. Po procese digitalizácie spisov požadujeme spätnú kompletizáciu dokumentov do obalov objednávateľa s nalepenými identifikačnými štítkami a vloženie do pôvodných krabíc. Dokumenty požadujeme opätovne zospinkovať a zoradiť tak, ako boli zoradené pôvodne., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 2.5. Prednostné skenovanie. V prípade odôvodnenej požiadavky na prednostné skenovanie dodávateľ zabezpečí prednostné naskenovanie a zaslanie spisov zabezpečenou elektronickou cestou poverenej osobe objednávateľa do 24 hodín od zaslanej e-mailovej požiadavky od objednávateľa a do 24 hodín zabezpečí vydanie/doručenie originálu spisov. V uvedenom prípade si originál spisu prevezme osoba poverená objednávateľom. O prevzatí prednostne naskenovanej dokumentácie a jej doručení bude spísaný preberací protokol, ktorý podpíšu poverené osoby za obe zmluvné strany., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 3. DATABÁZA ÚDAJOV A VÝSTUP ZDIGITALIZOVANÝCH DOKUMENTOV. 3.1. Databáza údajov (podklad pre indexovanie) bude dodávaná v štruktúre tabuliek programu MS Excel, ak nebolo dohodnuté inak. Výlučným vlastníkom akýchkoľvek databáz a informácií je objednávateľ., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 3.2. Databázu údajov je objednávateľ povinný poskytnúť dodávateľovi služby v zašifrovanej podobe elektronicky na USB alebo inom nosiči dát. Zašifrovaný súbor musí byť opatrený heslom s minimálnou dĺžkou znakov 10. Heslo k súboru bude doručené ďalším prenosovým kanálom poverenej osobe na strane dodávateľa. O prevzatí Databázy údajov sú obe zmluvné strany povinné spísať preberací protokol a poverené osoby za obe zmluvné strany sú povinné podpísať tento protokol., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 3.3. Dodávateľ služieb je povinný pri akejkoľvek manipulácii s Databázou údajov objednávateľa na účely plnenia tejto Zmluvy dodržiavať a postupovať najmä podľa zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov, prípadne iných všeobecne záväzných právnych predpisov chrániacich citlivé údaje dôverného charakteru., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 3.5. Formáty a parametre výstupných súborov. Požadovaný výstupný formát *.TIF, *.TIFF, *.PDF. Výstupný súbor dohodnú zmluvné strany. Požadované je min. rozlíšenie 300 dpi, kompresia CCITT T.6, skenovanie čienobiele., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 3.6. Digitalizované dokumenty budú uložené vo výstupnej zložkovej štruktúre pre možný import do informačného systému, detailnú štruktúru výstupných súborov dohodnú zmluvné strany. Minimálne požiadavky na import do IS objednávateľa: Základným identifikátorom pre importovanie bude čiarový kód naskenovaného dokumentu, a k nemu relatívna cesta k importovanému súboru. Tieto polia by mal program pred importom príloh načítať z CSV súboru v pevne dohodnutej štruktúre. Do súboru bude zo strany dodávateľa poskytnutá informácia o počte naskenovaných strán a formát skenovania., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 3.7. Odovzdávanie médií. Výstupné dokumenty požadujeme odovzdať na výstupných médiách (CD, DVD). O prevzatí výstupných dokumentov bude spísaný preberací protokol, prípadne výstupné dokumenty môžu byť transportované elektronicky cez zabezpečené kanály (VPN, Secure FTP). Preberací protokol musí byť podpísaný pri oboch spôsoboch odovzdávania naskenovaných spisov poverenými osobami za obe zmluvné strany., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 4. POŽIADAVKY NA KAPACITU SKENOVACIEHO PRACOVISKA. Požadovaný počet digitalizovaných dokumentov je cca 9 – 10 tis. strán formátu A4 denne, pri predpokladanom týždennom počte 50 tis. strán A4. V prípade požiadavky na navýšenie požadovanej kapacity objednávateľ uvedenú skutočnosť oznámi dodávateľovi 10 pracovných dní pred požadovaným navýšením kapacity skenovacieho pracoviska., Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: Predmetné služby sú predpokladané na obdobie 12 mesiacov., Hodnota / charakteristika:

Technická špecifikácia číselná

Technické vlastnosti: Skenovanie formát A4, farebnosť čiernobiela , Jednotka: Počet strán, Minimum: 2 400 000, Maximum: 3 000 000, Presná hodnota: ; Technické vlastnosti: Indexovanie dokumentov, Jednotka: Počet dokumentov, Minimum: 400 000, Maximum: 700 000, Presná hodnota: ; Technické vlastnosti: Skenovanie na stranu iný formát, farebnosť čiernobiela, Jednotka: Počet strán, Minimum: 24 000, Maximum: 30 000, Presná hodnota: ; Technické vlastnosti: Výjazd (odvoz a dovoz 1 várky spisov pre skenovanie), Jednotka: Výjazd, Minimum: 30, Maximum: 50, Presná hodnota: ; Technické vlastnosti: Usporiadanie spisov do pôvodného formátu, tvaru a poradia, Jednotka: Spis, Minimum: 400 000, Maximum: 500 000, Presná hodnota: