Informačný systém pre správu registratúry

Funkčná špecifikácia

Zabezpečenie integrácie registratúrneho systému s Elektronickou schránkou a Centrálnou elektronickou podateľňou (portál ÚPVS) a potrebných funkcionalít bez vstupu cez portál ÚPVS na prijímanie a odosielanie záznamov.; V zmluve pôjde o postúpenie nevýhradnej licencie v rozsahu neobmedzeného použitia na účely predmetu zmluvy počas doby trvania majetkových práv na území SR a EÚ. Vyžaduje sa odovzdanie dokumentácie s popisom aplikačných funkcií softwéru a entitne vzťahového modelu riešenia.; Softwér bude nasadený na hardwér objednávateľa. V prípade potreby softwér umožní migráciu dát do prostredia vládneho cloudu.; Systém musí podporovať väzbu na organizačnú štruktúru, pričom zostane ponechaná aj možnosť manuálneho výberu. Systém musí podporovať centralizované vedenie správy registratúry a musí umožniť validáciu a prednastavovanie údajov (kontrolu povinných údajov).; Systém musí zabezpečiť výber možnosti evidencie emailov do správy registratúry, vrátane stiahnutia emailu z IBM Notes a zachovať väzby s nevyhnutnými databázami IBM Notes. Systém musí byť lokalizovaný do slovenského jazyka. Ďalej systém musí umožňovať nastavenie individuálnych alebo skupinových prístupových práv.; Riešenie musí byť implementované v súlade s platnou legislatívou SR a európskymi štandardmi a následnými novelizáciami po dobu minimálne 2 roky od odovzdania diela (minimálne od 1.11.2018 do 31. 12. 2020).; Systém musí disponovať certifikátom o posúdení zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“ v čase zaslania ponuky.

Technická špecifikácia textová

Technické vlastnosti: 1. Záznamy:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 1.1, Hodnota / charakteristika: Systém musí podporovať interný obeh záznamov v elektronickej forme.; Technické vlastnosti: 1.2., Hodnota / charakteristika: V procese tvorby odosielaných záznamov musí systém podporovať využitie preddefinovaných šablón v súlade s logotypom štátnej správy (t. j. ktoré obsahujú obrázky, tabuľky a iné grafické prvky).; Technické vlastnosti: 1.3., Hodnota / charakteristika: Systém musí umožňovať výber adresáta z databázy kontaktov, umožniť spracovanie každého záznamu v rámci spisu.; Technické vlastnosti: 1.4., Hodnota / charakteristika: V databáze kontaktov bude umožnené vymazanie aj už použitých kontaktov so zachovaním údajov v už evidovaných spisoch.; Technické vlastnosti: 1.5, Hodnota / charakteristika: Systém musí pokrývať kompletný životný cyklus registratúrnych záznamov – od ich vzniku, resp. príchodu do organizácie, cez evidenciu, pridelenie spracovateľovi, vloženie do spisu, tvorbu odpovede,; Technické vlastnosti: 1.5, Hodnota / charakteristika: schválenie, odoslanie až po riadne vyraďovacie konanie (lehota uloženia podľa registratúrneho plánu + 4 roky).; Technické vlastnosti: 1.5, Hodnota / charakteristika: Systém musí zabezpečiť, aby boli uchované metadáta, ktoré vyplývajú z výnosu č. 525/2011 Z. z.; Technické vlastnosti: 1.6, Hodnota / charakteristika: Systém musí podporovať elektronický obeh záznamov - schvaľovanie, podpisovanie, zaslanie na vedomie, vrátenie na dopracovanie, vyžiadanie stanoviska a pod.; Technické vlastnosti: 1.7, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožňovať elektronické parafovanie dokumentov v rámci interných procesov spracovania dokumentu – napr. schválenie, zamietnutie a pod.; Technické vlastnosti: 1.8, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť určenie spracovateľa manuálnym výberom spracovateľa alebo organizačného útvaru alebo automatizovane na základe logicky definovaných pravidiel pre presný druh záznamu alebo službu.; Technické vlastnosti: 1.9, Hodnota / charakteristika: Systém musí zabezpečovať automatizáciu rutinných činností v súvislosti so spracovaním registratúrnej agendy – t. j. pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi.; Technické vlastnosti: 1.10, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť, aby každý registratúrny záznam bol vložený práve do jedného spisu. Systém musí umožniť vložiť odkaz na záznam(priamy link) do ďalších spisov s uvedením uloženia pôvodného záznamu.; Technické vlastnosti: 1.11, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožňovať sledovanie procesov a lehôt pre vybavenie podania a tiež stornovanie registratúrneho záznamu za určitých podmienok.; Technické vlastnosti: 1.12, Hodnota / charakteristika: Systém musí podporovať hromadné vybavovanie a rozposielanie zásielok. Elektronické procesy musia byť konfigurovateľné podľa typu záznamu.; Technické vlastnosti: 2. Spisy:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 2.1, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť jednoznačnú identifikáciu spisov v štruktúre podľa registratúrneho poriadku organizácie.; Technické vlastnosti: 2.2, Hodnota / charakteristika: Systém musí zabezpečiť dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom – od vzniku až po trvalú archiváciu/likvidáciu. Systém musí podporovať typ spisu, viaceré stavy spisov a spisové zväzky.; Technické vlastnosti: 2.3, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť vizualizáciu podľa typov a stavov spisov, združovanie súvisiacich alebo nadväzných spisov do spisových zväzkov a podporovať stavy spisov podľa platného registratúrneho poriadku.; Technické vlastnosti: 2.4, Hodnota / charakteristika: Systém musí zabezpečiť povinné priradenie spisu ku vecnej skupine registratúrneho znaku, musí umožniť spracovateľovi zaznamenať spôsob vybavenia spisu. Systém musí umožniť delimitáciu spisu.; Technické vlastnosti: 2.5, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť import skenovaných dokumentov. Systém musí umožniť manuálne zadávanie atribútov pre importované zoskenované dokumenty.; Technické vlastnosti: 2.6, Hodnota / charakteristika: Tlačové zostavy a reporty: Systém musí umožniť automatickú tvorbu všetkých evidenčných pomôcok požadovaných registratúrnym poriadkom (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme,; Technické vlastnosti: 2.6, Hodnota / charakteristika: vrátane rôznych možnosti tlače – podľa zadaných atribútov.; Technické vlastnosti: 2.7, Hodnota / charakteristika: Evidencia výpožičiek fyzických spisov z registratúrneho strediska pre správcu registratúry - systém musí umožniť vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry.; Technické vlastnosti: 2.8, Hodnota / charakteristika: Možnosť tvorby dokumentácie týkajúcej sa správy registratúry: registratúrny denník spisov/záznamov, spisové obaly, zostava pre vyraďovanie.; Technické vlastnosti: 2.9, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť vytvorenie a tlač spisového obalu a obsahu spisu alebo jeho časti v zmysle registratúrneho poriadku. Spisové obaly musia byť vytvárané prostredníctvom preddefinovanej šablóny.; Technické vlastnosti: 2.10, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť vytvorenie reportu na kontrolné účely pre nadriadených (napr. nedodržanie termínov vybavenia spisov a záznamov). Systém musí umožniť tlač adries na obálku pre odoslanie.; Technické vlastnosti: 2.11, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť vytvorenie a tlač podacieho hárku pre odoslanie vybavenia poštou a vedie ich evidenciu.; Technické vlastnosti: 3. Zastupovanie:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 3.1, Hodnota / charakteristika: Systém musí poskytovať možnosť nastavenia zastupovania, ako aj nastavenie zastupovania podriadených zamestnancov. Jeden používateľ môže zastupovať viacerých iných používateľov.; Technické vlastnosti: 3.2, Hodnota / charakteristika: Zastupovanie môže byť aj trvalé (t. j. bez obmedzenia dátumu ukončenia zastupovania).; Technické vlastnosti: 3.3, Hodnota / charakteristika: Určený zástupca dostane počas stanoveného obdobia k dispozícii rolu zastupovaného a bude sa môcť do nej prepnúť a vykonávať činnosti zastupovaného, daný používateľ môže mať viacerých zástupcov.; Technické vlastnosti: 3.4, Hodnota / charakteristika: Zastupovanie ohraničené koncovým dátumom bude automaticky systémom ukončené po tomto termíne (t. j. systém už neumožní zástupcovi prístup k roly zastupovaného).; Technické vlastnosti: 4. Notifikácie:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 4.1, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť automatické zasielanie notifikácie o aktivite čakajúcej na vybavenie. Notifikácia bude obsahovať linku na príslušnú aktivitu.; Technické vlastnosti: 4.2, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť podporu zasielania notifikácií (upozornenia) o blížiacom sa termíne ukončenia úlohy čakajúcej na vybavenie.; Technické vlastnosti: 4.3, Hodnota / charakteristika: Systém musí poskytovať funkcie pre kontrolu spracovania záznamov a spisov formou farebného odlíšenia tesne pred a po uplynutí termínu.; Technické vlastnosti: 4.4, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožňovať notifikovanie o definovaných udalostiach nielen spracovateľov, ale aj ich nadriadených.; Technické vlastnosti: 4.5, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť vypnutie jednotlivých druhov notifikácií.; Technické vlastnosti: 5. Vyhľadávanie:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 5.1, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť vyhľadávanie registratúrnych záznamov a spisov ako aj iných objektov podľa jednoduchého filtra (1 atribút) alebo podľa zloženého filtra (viac atribútov); Technické vlastnosti: 5.1, Hodnota / charakteristika: a zároveň aj pomocou full-textového indexu pre metadáta, elektronické záznamy a ich súborové prílohy. Vyhľadávanie musí zohľadňovať oprávnené prístupy.; Technické vlastnosti: 6. Dokladovateľnosť:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 6.1, Hodnota / charakteristika: Systém musí zabezpečiť dokladovateľnosť - zaznamenávanie všetkých dôležitých operácií so spismi, záznamami a ďalšími objektami registratúry a vedenie podrobnej histórie záznamu a spisu,; Technické vlastnosti: 6.1, Hodnota / charakteristika: vrátane logovania prístupov a možnosti prezerania logov.; Technické vlastnosti: 7. Správa registratúry:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 7.1, Hodnota / charakteristika: Systém musí zabezpečovať automatické generovanie jednoznačných evidenčných čísel záznamov a spisov.; Technické vlastnosti: 7.2, Hodnota / charakteristika: Systém musí podporovať vytvorenie a správu registratúrneho plánu správcom registratúry. Systém musí podporovať elektronický proces vyradenia spisov v zmysle registratúrneho poriadku.; Technické vlastnosti: 7.3, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť tvorbu a vyhotovenie všetkých dokumentov pre vyradenie spisov z evidencie registratúry. Systém musí podporovať ročnú uzávierku spisov.; Technické vlastnosti: 7.4, Hodnota / charakteristika: Systém musí podporovať vytvorenie tlačových zostáv registratúrneho denníka: ročný zoznam spisov, zoznam registratúrnych záznamov v spise (obsah spisov), menný register.; Technické vlastnosti: 7.5, Hodnota / charakteristika: Systém musí podporovať automatizovaný presun nevybavených a neuzatvorených bežných spisov z predchádzajúceho roka do nového registratúrneho roka. Prenosom sa musí prideliť nové číslo spisu.; Technické vlastnosti: 7.6, Hodnota / charakteristika: Systém musí podporovať presun spisov do registratúrneho strediska, správu spisov v registratúrnom stredisku: evidencia presunu spisov do Registratúrneho strediska, lokácia spisov,; Technické vlastnosti: 7.6, Hodnota / charakteristika: zmena lokácie spisu, výpožičky, nahliadnutie.; Technické vlastnosti: 7.7, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožňovať sledovanie umiestnenia vybavených spisov v rámci organizačných útvarov, príručnej registratúry a registratúrneho strediska.; Technické vlastnosti: 7.8, Hodnota / charakteristika: Systém musí poskytovať nástroje na sledovanie znakov hodnoty a lehoty uloženia spisov.; Technické vlastnosti: 7.9, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožňovať automatizovaný presun spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska,; Technické vlastnosti: 7.9, Hodnota / charakteristika: vyraďovanie spisov a presun do archívu v súlade s požadovaným formátom MV SR pre elektronické žiadosti na vyradenie do štátneho archívu.; Technické vlastnosti: 7.10, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ zabezpečí migráciu všetkých spisov vrátane ich obsahu od roku 2012 z existujúcej registratúry objednávateľa, prepojenia na existujúce agendové systémy,; Technické vlastnosti: 7.10, Hodnota / charakteristika: prevedenie existujúcich oprávnení a ich aktualizáciu podľa reálnej štruktúry objednávateľa.; Technické vlastnosti: 8. Podpora elektronickej komunikácie:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 8.1, Hodnota / charakteristika: Systém bude podporovať na úrovni integrácie elektronickú komunikáciu s modulmi ÚPVS.; Technické vlastnosti: 8.2, Hodnota / charakteristika: Systém bude automaticky preberať doručené správy z elektronickej schránky objednávateľa na ÚPVS s možnosťou výberu evidovať/neevidovať ich ako doručené registratúrne záznamy.; Technické vlastnosti: 8.2, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť anonymizáciu osobných údajov.; Technické vlastnosti: 8.3, Hodnota / charakteristika: Systém bude ukladať dokumenty a prílohy elektronických podaní v čitateľnej podobe ako prílohy doručeného registratúrneho záznamu.; Technické vlastnosti: 8.4, Hodnota / charakteristika: Systém bude umožňovať kategorizáciu typov elektronických podaní a automatické smerovanie konkrétneho typu podania na vecne príslušný organizačný útvar,; Technické vlastnosti: 8.4, Hodnota / charakteristika: alebo priamo ku konkrétnemu používateľovi na základe konfigurácie daného typu podania. Systém bude zabezpečovať vizualizácie elektronických formulárov do html a pdf formátu.; Technické vlastnosti: 8.5, Hodnota / charakteristika: Pre potreby spracovania a vizualizácie obsahu elektronickej komunikácie bude mať systém implementovanú službu modulu elektronických formulárov (MEF) ÚPVS.; Technické vlastnosti: 8.6, Hodnota / charakteristika: Pre potreby vizualizácie a spracovania elektronických formulárov budú formulárové balíky ukladané v systéme v štruktúrovanej podobe.; Technické vlastnosti: 8.7, Hodnota / charakteristika: Systém bude podporovať využitie existujúceho elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ a ďalších formulárov v gescii objednávateľa pre zasielanie elektronických dokumentov.; Technické vlastnosti: 8.8, Hodnota / charakteristika: Systém bude podporovať automatické vyplnenie elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ a ďalších formulárov v gescii objednávateľa,; Technické vlastnosti: 8.8, Hodnota / charakteristika: na základe údajov odoslaného registratúrneho záznamu vrátane ich možného podpísania kvalifikovaným mandátnym certifikátom a priloženie príloh,; Technické vlastnosti: 8.8, Hodnota / charakteristika: ktoré môžu byť podpísané kvalifikovaným mandátnym certifikátom.; Technické vlastnosti: 8.9, Hodnota / charakteristika: Systém bude na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu centrálnej elektronickej podateľne poskytovať nasledovnú funkcionalitu:; Technické vlastnosti: 8.9, Hodnota / charakteristika: podpísanie dokumentu/dokumentov (Definovaný jednotný formát) kvalifikovanou elektronickou pečaťou, informatívne overenie podpisov, poskytnutie časovej pečiatky.; Technické vlastnosti: 8.10, Hodnota / charakteristika: Systém bude umožňovať spracovanie potvrdenia o finálnom overení podpisov a jeho priloženie k súvisiacemu doručenému registratúrnemu záznamu.; Technické vlastnosti: 8.11, Hodnota / charakteristika: Systém bude automaticky prideľovať technické správy (ako napr. doručenky, oznámenie o prijatí na spracovanie a pod.) k súvisiacim záznamom.; Technické vlastnosti: 8.12, Hodnota / charakteristika: Systém bude umožňovať automatické ukladanie odoslaných a prijatých elektronických záznamov do modulu dlhodobého uchovávania po jeho sfunkčnení.; Technické vlastnosti: 8.13, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ zabezpečí prípravu a schválenie Integračného zámeru s Národnou agentúrou pre sieťové a elektronické služby na prepojenie registratúrneho systému na ÚPVS.; Technické vlastnosti: 8.14, Hodnota / charakteristika: V procese schvaľovania odoslaného registratúrneho záznamu bude systém umožňovať pred odoslaním podpisovanie elektronických úradných dokumentov; Technické vlastnosti: 8.14, Hodnota / charakteristika: kvalifikovanou elektronickou pečaťou alebo mandátnymi certifikátom.; Technické vlastnosti: 8.15, Hodnota / charakteristika: Systém bude poskytovať možnosť podpisovať kvalifikovanou elektronickou pečaťou a mandátnym certifikátom len vybrané dokumenty registratúrneho záznamu.; Technické vlastnosti: 8.16, Hodnota / charakteristika: Systém bude úkony schválenia a podpísania dokumentov registratúrneho záznamu kvalifikovanou elektronickou pečaťou alebo mandátnym certifikátom automaticky ukladať do logov.; Technické vlastnosti: 8.17, Hodnota / charakteristika: Systém bude umožňovať prednastavenie povinného schvaľovania a podpísania elektronického dokumentu na základe zadefinovaného druhu registratúrneho záznamu.; Technické vlastnosti: 8.18, Hodnota / charakteristika: V súvislosti s elektronickým doručovaním elektronických dokumentov bude systém na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu doručovania poskytovať nasledovnú funkcionalitu:; Technické vlastnosti: 8.18, Hodnota / charakteristika: - informačné doručovanie správ do elektronickej schránky ÚPVS - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS,; Technické vlastnosti: 8.18, Hodnota / charakteristika: - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS,; Technické vlastnosti: 8.18, Hodnota / charakteristika: -doručovanie elektronických dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk,; Technické vlastnosti: 8.18, Hodnota / charakteristika: - doručovanie elektronických dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk s fikciou doručenia.; Technické vlastnosti: 8.19, Hodnota / charakteristika: Systém bude schopný prijať potvrdenie o doručení alebo nedoručení správy do elektronickej schránky a zaevidovať ho v štruktúrovanej podobe.; Technické vlastnosti: 8.20, Hodnota / charakteristika: Po zaevidovaní potvrdenia doručenia správy do elektronickej schránky ÚPVS systém automaticky zmení stav doručovania.; Technické vlastnosti: 8.21, Hodnota / charakteristika: Po zaevidovaní správy o nedoručení dokumentu do elektronickej schránky ÚPVS, systém automaticky zmení spôsob doručovania z elektronického na doručovanie listinnej forme.; Technické vlastnosti: 8.22, Hodnota / charakteristika: Systém bude umožňovať evidovanie papierových doručeniek v štruktúrovanej podobe alebo ako sken, obsahovať funkcionalitu pre tvorbu a tlač vyplnených poštových podacích hárkov.; Technické vlastnosti: 8.23, Hodnota / charakteristika: Systém bude podporovať neobmedzený počet užívateľov a minimálne 50 simultánnych prístupov k registratúrnemu systému.; Technické vlastnosti: 8.24, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ pripraví podrobnú používateľskú príručku (papierová a elektronická forma) a odovzdá ju objednávateľovi podľa harmonogramu, najneskôr do 1.11.2018.; Technické vlastnosti: 8.25, Hodnota / charakteristika: Systém musí umožniť odstupňované prístupové oprávnenia na prístup k spisom, záznamom a ich obsahu tak, aby bola zaručená dôvernosť v nich obsiahnutých informácií.; Technické vlastnosti: 8.26, Hodnota / charakteristika: Systém musí zabezpečiť obmedzený prístup k osobným údajom, napr. anonymizácia osobných údajov,; Technické vlastnosti: 8.26, Hodnota / charakteristika: ktorá zabezpečí plnenie nového všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov a nového zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.; Technické vlastnosti: 8.27, Hodnota / charakteristika: Systém musí byť napojený na referenčné registre sprístupnené objednávateľovi a byť schopný automaticky načítavať údaje z nich.; Technické vlastnosti: 8.28, Hodnota / charakteristika: Možnosť kryptovania symetrického a asymetrického šifrovania dokumentov v registratúrnom systéme (súbory budú čitateľné iba pre autorizovaných užívateľov, obsah neprečítajú ani administrátori).; Technické vlastnosti: 9. Školenia:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 9.1, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ zabezpečí školenie pre administrátorov a správcu elektronického registratúrneho systému v rozsahu 2 x 6 hodín.; Technické vlastnosti: 9.2, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ zabezpečí školenie pre používateľov elektronického registratúrneho systému na dvoch samostatných pracoviskách v rámci Slovenska v rozsahu 2 x 6 hodín na každom pracovisku.; Technické vlastnosti: 10. Ostatné služby:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 10.1, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ sprístupni systém pre nahlasovanie nedostatkov a aktuálnych technických problémov na dodanom diele.; Technické vlastnosti: 10.2, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ zabezpečí odstránenie nahlásených nedostatkov okamžite, najneskôr do 2 pracovných dní.; Technické vlastnosti: 10.3, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ zabezpečí upgrade registratúrneho systému v zmysle zmien a noviel legislatívnych predpisov súvisiacich s elektronizáciou štátnej správy, archívnictvom a registratúrou po dobu 2 rokov.; Technické vlastnosti: 11. Iné:, Hodnota / charakteristika: ; Technické vlastnosti: 11.1, Hodnota / charakteristika: Dodávateľ s odberateľom po uzavretí zmluvy si dohodnú na základe zmluvy alebo iného právneho úkonu zabezpečenie ochrany osobných údajov.

Technická špecifikácia číselná