Implementácia IS správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy (e-schránka) vrátane dodania licencí pre 300 používateľov.

Funkčná špecifikácia

Implementácia automatizovanej správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy (e-schránka); Zabezpečenie licencií pre používateľov; Všeobecné požiadavky; Systém bude budovaný na báze produktu Fabasoft eGov-Suite.; Každý dokument v systéme bude implementovaný ako určitý objekt. Tento objekt bude obsahovať popisné údaje (metadáta - napr. názov dokumentu, dátum vzniku) a samotný obsah (napr. zoskenovaný obraz papierového dokumentu - súbor typu PDF).; Systém musí podporovať väzbu na organizačnú štruktúru (napr. pre definovanie aktérov schvaľovania), zostane ponechaná aj možnosť manuálneho výberu.; Používateľské prostredie pre prácu so systémom musí byť riešené prostredníctvom web rozhrania.; Systém musí podporovať centralizované vedenie správy registratúry.; Systém musí umožniť validáciu a prednastavovanie údajov (kontrolu povinných údajov).; Systém musí byť lokalizovaný do slovenského jazyka.; Súlad s legislatívou a európskymi štandardmi; Riešenie musí byť implementované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach .; Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 628/2002 Z. z.; Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 410/2015 Z.z.; Riešenie musí byť implementované v súlade s ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi, napr. zákon na ochranu osobných údajov a pod.; Systém musí disponovať certifikátom o posúdení zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“.; Správa registratúrnych záznamov a spisov musí byť v súlade s platným registratúrnym poriadkom organizácie.; Záznamy; Systém musí podporovať automatický obeh záznamov v elektronickej forme.; Systém musí umožniť spracovanie každého záznamu v rámci spisu.; Systém musí pokrývať kompletný životný cyklus registratúrnych záznamov – od ich vzniku, resp. príchodu do organizácie, cez evidenciu, pridelenie na org. útvar, pridelenie spracovateľovi, vloženie do spisu, tvorbu odpovede, schválenie a odoslanie.; Systém musí umožniť určenie spracovateľa manuálnym výberom spracovateľa alebo organizačného útvaru alebo automatizovane na základe logicky definovaných pravidiel pre konkrétny druh záznamu alebo službu.; Systém musí umožniť, aby každý registratúrny záznam bol vložený práve do jedného spisu. Systém umožní kópiu záznamu vložiť ako elektronický dokument do ďalších spisov avšak s uvedením správneho uloženia originálu.; Systém musí umožniť stornovanie registratúrneho záznamu za určitých podmienok. Záznam bude označený ako zrušený, systém nepovolí výmaz záznamu.; Systém musí podporovať hromadné vybavovanie a rozposielanie zásielok (hromadné tlačenie obálok), interných a externých rozdeľovníkov.; Spisy; Systém musí umožniť jednoznačnú identifikáciu spisov v štruktúre podľa registratúrnom poriadku organizácie.; Systém musí zabezpečiť dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom – od vzniku až po archiváciu/zničenie.; Systém musí podporovať typ spisu, viaceré stavy spisov a spisové zväzky.; Systém musí umožniť vizualizáciu podľa typov a stavov spisov.; Systém musí podporovať stavy spisov podľa platného registratúrneho poriadku.; Systém musí zabezpečiť povinné priradenie spisu ku vecnej skupine registratúrneho plánu.; Systém musí umožniť spracovateľovi zaznamenať spôsob vybavenia spisu.; Systém musí umožniť delimitáciu spisu.; Práca s dokumentmi; Systém musí umožniť import skenovaných dokumentov.; Systém musí podporovať funkciu Drag&Drop pri importe dokumentov.; Systém musí umožniť manuálne zadávanie atribútov pre importované zoskenované dokumenty.; Tlačové zostavy a reporty; Automatická tvorbu všetkých evidenčných pomôcok požadovaných registratúrnym poriadkom (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme, evidencia výpožičiek fyzických spisov z registratúrneho strediska pre správcu registratúry.; Systém musí umožniť vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry – možnosť tvorby dokumentácie týkajúcej sa správy registratúry: registratúrny denník spisov/záznamov spisové obaly zostava pre presun spisov do RS, zostavy pre vyraďovanie.; Systém musí umožniť vytvorenie a tlač spisového obalu a obsahu spisu alebo jeho časti v zmysle registratúrneho poriadku.; Systém musí umožniť vytvorenie reportu na kontrolingové účely pre nadriadených (napr. nedodržanie termínov vybavenia spisov a záznamov).; Systém musí umožniť tlač adries na obálku pre odoslanie.; Systém musí umožniť vytvorenie a tlač podacieho hárku pre odoslanie vybavenia poštou a vedie ich evidenciu .; Zastupovanie; Systém musí poskytovať možnosť nastavenia zastupovania ako aj nastavenie zastupovania podriadených zamestnancov.; Jeden používateľ môže zastupovať viacerých iných používateľov. ; Zastupovanie môže byť aj trvalé (t.j. bez obmedzenia dátumu ukončenia zastupovania).; Určený zástupca dostane počas stanoveného obdobia k dispozícii rolu zastupovaného a bude sa môcť do nej prepnúť a vykonávať činnosti zastupovaného. Analogicky daný používateľ môže mať viacerých zástupcov. ; Zastupovanie ohraničené koncovým dátumom bude automaticky systémom ukončené po tomto termíne (t.j. systém už neumožní zástupcovi prístup k roly zastupovaného).; Notifikácie; Systém musí umožniť automatické zasielanie notifikácie o aktivite čakajúcej na vybavenie. Notifikácia bude obsahovať linku na príslušnú aktivitu.; Systém musí umožniť podporu zasielania notifikácií (upozornenia) o blížiacom sa termíne ukončenia úlohy čakajúcej na vybavenie.; Systém musí poskytovať funkcie pre kontrolu spracovania záznamov a spisov formou farebného odlíšenia tesne pred a po uplynutí termínu.; Vyhľadávanie; Systém musí umožniť vyhľadávanie registratúrnych záznamov a spisov ako aj iných objektov podľa jednoduchého filtra (jeden atribút) alebo podľa zloženého filtra (viacero atribútov) za dodržania pravidla oprávnených prístupov.; Dokladovateľnosť; Systém musí zabezpečiť dokladovateľnosť - zaznamenávanie všetkých dôležitých operácií nad spismi, záznamami a ďalšími objektami registratúry a vedenie podrobnej histórie záznamu a spisu.; Integrácia; Systém musí byť plne integrovaný s bežne používanými kancelárskymi aplikáciami (textový a tabuľkový procesor).; Správa registratúry; Systém musí podporovať vytvorenie a správu registratúrneho plánu správcom registratúry.; Systém musí podporovať elektronický proces vyradenia spisov v zmysle registratúrneho poriadku.; Systém musí umožniť tvorbu a vyhotovenie všetkých dokumentov pre vyradenie spisov z evidencie registratúry.; Systém musí podporovať vytvorenie tlačových zostáv registratúrneho denníka:- ročný zoznam spisov- zoznam registratúrnych záznamov v spise (obsah spisov)- menný register .; Systém musí podporovať ročnú uzávierku spisov.; Systém musí podporovať presun nevybavených a neuzatvorených bežných spisov z predchádzajúceho roku do nového registratúrneho roka. ; Prenosom sa musí prideliť nové číslo spisu.; Systém musí podporovať presun spisov do registratúrneho strediska.; Systém musí podporovať správu spisov v registratúrnom stredisku: evidencia presunu spisov do RS lokácia spisov zmena lokácie spisu, výpožičky, nahliadnutie .; Systém musí umožniť presné zaznačenie uloženia spisov v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia jednotka).; Systém musí umožniť vytváranie reportov pre správcu registratúrneho strediska.; Integrácia s ÚPVS; Implementácia konektora v štandarde SKTalk 3 alebo IService správy pre nevizuálnu komunikáciu s UPVS.; Implementácia služieb autentifikácie pre nevizuálnu komunikáciu s UPVS.; Automatické vyberanie správ zo schránky úradu.; Automatická evidencia prijatého podania v systéme pre správu registratúry ako doručený záznam.; Automatické uloženie dokumentov v čitateľnej podobe ako prílohy doručeného záznamu.; Automatické smerovania prijatých elektronických podaní na definované organizačné útvary alebo používateľov podľa typu podania. ; Vizualizácia eformulárov; Implementácia nevizuálnych služieb modulu Elektronických formulárov UPVS pre príjem nových a zmenených e eForm balíčkov.; Ukladanie eForm balíčkov v štruktúrovanej podobe pre potreby vizualizácie a spracovania eFormulárov.; Zabezpečenie vizualizácie eFormulárov do html a pdf formátu.; Využitie existujúceho eFormulára „General agenda“ ako formulár pre zasielanie elektronických úradných dokumentov.; Automatické vyplnenie eFormulára „General agenda“ na základe údajov odoslaného záznamu a priloženie podpísanej alebo nepodpísanej prílohy.; Spracovanie dokumentov podpísaných zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou.; Implementácia nevizuálnych služieb modulu UPVS CEP publikovaných integračnou platformou pre:- podpísanie zaručenou elektronickou pečaťou,- informatívne overenie podpisov- poskytnutie časovej pečiatky .; Spracovania potvrdenia o finálnom overení podpisov a jeho priloženie k súvisiacemu doručenému záznamu.; Vyberanie a samostatné ukladanie čitateľných dokumentov zo súboru ZEP pre potreby spracovania a vizualizácie týchto dokumentov.; Zabezpečenie podpisovania zaručenou elektronickou pečaťou v procese schvaľovania odoslaných záznamov.; Integrácia na lokálnu podpisovú aplikáciu DSigner.; Možnosť podpisovať zaručenou elektronickou pečaťou a mandátnym certifikátom len vybrané dokumenty záznamu.; Logovanie úkonu schválenia a podpísania zaručenou elektronickou pečaťou alebo mandátnym certifikátom na úrovni záznamu.; Prednastavenie povinného schválenia a podpísanie dokumentu na základe druhu záznamu.; Doručovanie; Implementácia modulu doručovania pre elektronizáciu procesov a služieb elektronického aj papierového doručovania.; Prepojenie modulu doručovania so systémom pre správu registratúry .; Implementácia nevizuálnych služieb modulu UPVS MED pre:- odoslanie správy do eDESK informačne,- doručenie do vlastných rúk- doručenie do vlastných rúk s fikciou doručenia.; Zabezpečenie príjmu potvrdenia o doručení alebo nedoručení a jeho evidencia v štruktúrovanej podobe.; Automatická zmena stavu doručovania po potvrdení doručenia na ÚPVS.; Automatická zmena spôsobu doručovania z elektronického na papierové v prípade nedoručenia na UPVS.; Zabezpečenie procesu papierového doručovania prostredníctvom slovenskej pošty.; Integrácia na nevizuálne rozhrania Slovenskej pošty pre službu ePodací hárok.; Zabezpečenie emailového doručovania.; Automatické generovanie poštového podacieho hárka cez službu ePodací hárok.; Automatická evidencia stavu doručovania zásielok cez službu ePodací hárok.; Zabezpečenie procesu pre osobné doručenie zásielky.; Evidencia vrátených zásielok.; Evidencia papierových doručeniek v štruktúrovanej podobe alebo ako sken.; Tvorba a tlač poštových podacích hárkov.; Licencie; Fabasoft eGov Suite- pomenovaný používateľ pre 300 používateľov.

Technická špecifikácia textová

Technická špecifikácia číselná

Technické vlastnosti: Implementácia IS správa registratúry s integráciou na ÚPVS, Jednotka: ks, Minimum: , Maximum: , Presná hodnota: 1; Technické vlastnosti: Fabasoft eGov Suite- pomenovaný používateľ, Jednotka: ks, Minimum: , Maximum: , Presná hodnota: 300